Teams, Zoom, & Kollaboration heisst teilnehmen & Präsentieren 2020

Ohne Netz, keine Kollaboration. Ohne Technik, keine Präsentation.

Ähnlich so wie damals, 1991, als das Internet für alle eingeführt wurde, wollte jeder ins Internet. "Wir sind jetzt auch im Internet", den Satz hörte man täglich. Nur Wenige hatten hier einen Durchblick. Heute ist eine Webpräsenz standard und nichts mehr besonderes. Nun schreiben wir das Jahr 2020 und die Präsentationswelt erlebt einen Wandel, COVID-19 hat alles verändert. Hatte man keine Zeit für Neues, erleben viele Branchen nun das Gegenteil. Nutzen Sie die Chance, auf die neuen Kommunikationsmittel und Plattformen umzusteigen. Tragen Sie einen Teil dazu bei, unnötig zu Reisen, wenn die Kommunikation auch per Videokonferenz ausreicht. Sparen Sie Kosten und helfen Sie mit, die Emissionen zu verringern, die der Umwelt schaden. Lassen Sie sich gut beraten.

Was hat sich genau geändert? Die Seminar-/ Schulplätze im Klassenzimmer oder Konferenzraum sind stark begrenzt worden. Die Überlegung der Lehrkräfte und Moderatoren ist, die Schüler aus dem HomeOffice zu unterrichten oder gar hybrid. Während ein Teil im Seminarraum sitzt, ist der andere Teil Zuhause.

Welche Infrastruktur in der Organisation wird benötigt? Welche Sicherheit in Bezug auf die DSGVO ist zu gewährleisten? Was sagt die IT-Abteilung dazu?

Das einfachste Modell wird der IT-Abteilung Kopfschmerzen bereiten. Alle in der Oranisation müssen in das WLAN und Internet. Auch wenn es nur das Gastnetzwerk ist, brauchen Sie die notwendige Netzwerkarchitektur und ausreichende Ressourcen, egal ob Teams oder Zoom Rooms. Für Webex gilt da Gleiche - hier werden Cisco Router in der Orga zwingend notwendig. Hier gilt der Grundsatz: gut planen und nur soviel wie nötig. Oder bauen Sie über WiFi ein eigenes, virtuelles, "private Network" auf, damit der Klassenraum unabhängig wird. Die geeignete Technik spart eine Menge Ressourcen in Ihrer Orga und lässt Ihren IT-Berater aufatmen - die passende Videotechnik bieten wir Ihnen gerne an.

Kommen wir zur Sicherheit: BYOD ist sicher - auch eigene mitgebrachte Laptops, Notebooks & Tablets. Denn, nach der Kollaboration nehmen Sie Ihre Devices mit. Nun zu der im Meetingraum fest installierten Präsentationshardware, die auch für Unbefugte zugänglich ist und wenn es nur die Reinigungskraft ist. Hier gilt die DLP - Data Lost Protection. Sorgen Sie dafür, dass nach jeder Konferenz die Hardware einmal komplett ausgeschaltet wird, damit sämtliche Daten verloren gehen. Speichern Sie die Daten vorher auf einem externen Datenträger oder in der Cloud. Die eingesetzte Präsentationstechnik muss DLP-zertifiziert sein.

Wir wollen umsteigen! Ich will umsteigen. Ich kümmere mich mal darum. Beliebt sind Zoom, Teams, Webex, GoToMeeting & Co.

• entwerfen Sie ein Organigramm Ihrer Organsation, welche Konferenzräume oder Arbeitsplätze kollaborieren sollen
• klären Sie mit der IT-Abteilung ab, welche freien Kapazitäten in Ihrem Netzwerk noch frei sind
• richten Sie ein Gastnetzwerk ein oder ein virtuelles, private network per WiFi, wenn Ihr WLAN nicht ausreicht
• haben Sie eine Kamera, ein Mikrophone, eine Tonausgabe?
• brauchen Sie eine Kamera für Ihre Präsentation?
• wollen Sie während der Präsentation Anmerkungen annotieren?
• wie teilen Sie die Dokumente für alle Teilnehmer?
• wie kann ich schnell und einfach beginnen?

Sie werden als erstes merken, dass Ihr Netzwerk nicht dafür ausgelegt ist, Ihre Ideen umzusetzen. Ein Subnet muss hardwaretechnisch und kostenintensiv realisiert werden. Dies führt auch zu einem erhöhten Stromverbrauch. Denken Sie daran, dass Facebook, Twitter & Youtube gemeinsam mehr Strom verbrauchen als Deutschland. Ein Beispiel: streamen Sie ein Video in 4K, dann verbrauchen Sie doppelt so viel Strom, als bei FullHD. Denken Sie bei allem was Sie tun an den grünen Baum, den wir alle lieben. Fahren Sie auch die Technik in den Sleep-Mode, oder schalten Sie die Geräte aus, wenn Ihre Präsentation zu Ende ist.

Das rundum sorglos Paket für Einsteiger - wagen Sie den ersten Schritt